プロジェクト管理ツールは色々あるけれど、そんな高機能なものでなくて、無料で使えるちょっとしたプロジェクト管理ツールを求めている方へ。
大昔に仕事で作ったエクセルのプロジェクトスケジュールをカスタマイズして、GoogleスプレッドシートでWBSガントチャート風に作り替えました。
機能について
基本機能については一般的なガントチャートと同じです。
カレンダー自動生成
「設定」シートにある「カレンダー開始日」を入力すると、ガントチャート側のスケジュールが自動生成されるようになっています。
カレンダー休日反映
「設定」シートにある「休日・祝日」を入力しておくとガントチャート側の該当日が祝日用の背景色に変わります。土曜日は水色、日曜日と祝日はピンク色の背景色になっています。
ガントチャート色分け
「設定」シートにある「種別」箇所では、ガントチャート側の色を種別ごとに色分け表示ができるようになっています。事前に5色設定していますが、色を増やしたり変更する際はガントチャート領域の「条件付き書式」設定から変更いただけます。
タスクチェック機能
タスクが済になるとチェックすることで背景色がグレーアウトし予定しているスケジュールに対して何が終わっているかを一元化できるようになっています。
ＴＯＤＯシート
「スケジュール」シートでは掘り下げられないようなタスクに紐づくTODOを「TODO」シートで入力できるようになっています。
メモシート
備考欄として自由に使える汎用性の高いメモ欄です。プロジェクトに関する一元管理が望ましい情報を「メモ」シートで入力できるようになっています。
使い方について
スケジュールシートでは項目に「入力」と表示があるセルを入力すれば、その他は自動反映されるようにつくっています。
- ＷＢＳ＃
ナンバリングにお使いいただけます。 - タスク
タスク名の記入にお使いいただけます。視覚的に段落がつけられるようにしています。（3階層まで可能） - 済
チェックにすると背景がグレーになり、視覚的に終わっていることが分かりやすくなります。 - 予定
タスクの開始予定の日付を入力してください。 - 日数
そのタスクの必要日数（人日工数）を入力してください。単位は日です。数値だけの入力でお願いします。 - 期限
予定日に日数を足したもの日付が自動で反映されますので、何も入力しないようにお願いします。プライベートのプロジェクトでも利用を想定しているので、土日祝日も営業日という扱いでのガントチャートになっています。 - 種別
ひとりで使う場合は「種別」などでタスクの使い分けをしたり、複数人で使う場合は「担当」という表示に変更して担当者ごとにタスクを使い分けるなどの使い方が可能です。選択内容の項目は設定シートをカスタムしてご利用ください。
こんな風に活用したよーと見せていただける方は是非教えてください。#ヤマダのテンプレ
テンプレート利用方法
リンク先のGoogleスプレッドシートをコピーしてお使いいただけます。
利用手順については下記ページを参考ください。
作った背景
職業柄多くのプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使ってきました。
最近は「Backlog」「Wrike」「Trello」「Todoist」あたりをよく使っています。
しかしながら、ちょっとしたスケジュールをつくるだけに利用するとなると、入力項目の多いプロジェクト管理ツールを使うのは逆に手間で、エクセルやGoogleスプレッドシートがまだまだ便利だと感じています。
ググれば同様のガントチャート風テンプレートは出てきますが、自分が必要とするものには少し足りなかったり、入力項目が多かったりというものばかりでした。（あとは単純にデザインがイマイチとか・・・）元々プロマネで作り慣れていた経緯もあり、汎用性のあるWBSガントチャート風テンプレートを作成しました。
このプロジェクト管理テンプレートを用いた様々なテンプレートを更新中！